归档文件整理细则（试行）

1 总则

1.1 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理办法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》、国家教委办公厅《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合本院实际情况，制定《归档文件整理细则》（以下简称细则）。

1.2 范围

本《细则》适用于全校各院部及职能处室。

1.3 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，包括电子文件、电子档案数据材料。

2 整理原则及质量要求

2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3 整理方法

3.1 装订

归档文件应按件用线装订。装订时以“件”为单位，一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件复文在前，来文在后。

3.2 分类

归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限进行分类。

3.2.1 按年度分类

将文件按其形成年度分类。

3.2.2 按机构（问题）分类

将文件按其内容涉及到的机构（问题）分类。

以《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》为依据。

3.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

3.4 编号

3.4.1 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1998。

3.4.2 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。参照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》。

3.5 编目

3.5.1. 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

3.5.1.1 件号：文件的排列顺序号。

3.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

3.5.1.3 文号：文件的发文字号。

3.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

3.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

3.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

3.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

3.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

3.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、机构（问题）。

3.6 装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

3.6.1 档案盒

3.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

3.6.1.2 档案盒应采用无酸纸制作。

3.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

3.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

3.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

3.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

3.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。